FastBill vs Papierkram: Automatisierte Abläufe oder integrierte Buchhaltung?
Beide Lösungen verbinden Rechnungsstellung, Belegmanagement, Banking, E-Rechnungen und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. Der wichtigste Unterschied liegt im Schwerpunkt deines Arbeitsablaufs: FastBill verbindet Faktura besonders eng mit Projekten und Zeiterfassung. Papierkram eignet sich vor allem, wenn du Projekte, Zeiterfassung, Faktura und eigene Buchhaltungsaufgaben wie EÜR, UStVA und BWA möglichst geschlossen in einer Anwendung bearbeiten möchtest.
Automatisierte Abläufe oder integrierte Buchhaltung?
Beide Anbieter verbinden Rechnungen, Belege, Projekte und Zeiterfassung. Die passende Richtung ergibt sich daraus, ob du stärker automatisieren und externe Systeme anbinden möchtest oder möglichst viele Buchhaltungs-, Steuer- und Projektaufgaben in einer Oberfläche erledigen willst.
FFastBill passt eher, wenn …
- ✓du Kundenprojekte, Arbeitszeiten und Leistungen direkt abrechnen möchtest.
- ✓Mitarbeiter ihre Zeiten auf zugewiesene Projekte erfassen sollen.
- ✓du Belege, Banking und Rechnungsstellung in einem schlanken Dienstleistungsworkflow verbinden möchtest.
- ✓du Rechnungen und Belege über DATEV oder Exporte an die Steuerkanzlei übergeben möchtest.
PPapierkram passt eher, wenn …
- ✓du EÜR, UStVA, BWA, Projekte, Zeiten und Reisekosten möglichst geschlossen in einem System bearbeiten möchtest.
- ✓du Projekte, Aufgaben, Belege und abrechenbare Zeiten eng mit deiner Buchhaltung verbinden möchtest.
- ✓du einen günstigen oder kostenlosen Einstieg suchst und später mehr Buchhaltungsfunktionen freischalten möchtest.
- ✓dein Rechnungsvolumen wächst und du skalierbare Tarife benötigst.
?Vor der Entscheidung prüfen
- 1Brauchst du echte Projekt- und Zeiterfassung oder nur Produkte und Dienstleistungen?
- 2Wie viele Nutzer, Belege, Bankkonten und automatisierte Importe benötigst du?
- 3Welche DATEV-Übertragung bevorzugt deine Steuerkanzlei?
- 4Welche Steuer-, DATEV-, Automatisierungs- und Projektfunktionen sind im benötigten Tarif enthalten?
Zwei Cloud-Lösungen mit ähnlicher Basis, aber anderem Schwerpunkt
FastBill verbindet Rechnungen, Belege, Banking, Projekte und Zeiterfassung mit Automatisierung, DATEV-Anbindung und zahlreichen Integrationen. Papierkram bündelt Rechnungen, Projekte und Zeiterfassung stärker mit eigener EÜR, UStVA, BWA und Reisekostenverwaltung. Die Grundlagen der Faktura decken beide ab.
FastBill richtet sich an Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Belege und Banking mit projektbezogenen Leistungen verbinden möchten. Projekte können Kunden und Mitarbeitern zugeordnet, Zeiten erfasst und anschließend direkt in Rechnungen übernommen werden.
- ✓Angebote, Rechnungen, Mahnwesen und E-Rechnungen
- ✓Belegerfassung, Texterkennung und Banking-Zuordnung
- ✓Projekte, Stundensätze und Zeiterfassung
- ✓Direkte Abrechnung erfasster Arbeitszeiten
- ✓DATEV-Export sowie DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 im entsprechend ausgestatteten Tarif
Papierkram kombiniert Rechnungsstellung, Belege, Banking, Projekte und Zeiterfassung mit eigener Finanzbuchhaltung. Je nach Tarif stehen EÜR, UStVA per ELSTER-XML, DATEV-Export, BWA, Reisekosten und weitere Auswertungen zur Verfügung.
- ✓Angebote, Rechnungen und wiederkehrende Dokumente
- ✓Projekte, Aufgaben, Zeiten und direkte Abrechnung
- ✓Belegerfassung, Banking und Zahlungszuordnung
- ✓EÜR, UStVA, BWA und Reisekosten je nach Tarif
- ✓DATEV-Export und integrierte Steuerberichte je nach Tarif
So unterscheiden sich die typischen Arbeitsabläufe
Die Funktionen überschneiden sich. Der Unterschied wird sichtbar, sobald du einen realen Auftrag vom Beginn bis zur Abrechnung durchspielst.
Leistungen erfassen und direkt abrechnen
FastBill verbindet Kundenprojekte, Mitarbeiterzeiten und Rechnungsstellung in einem dienstleistungsorientierten Ablauf.
Leistung, Zahlung und Buchhaltung verbinden
Papierkram verbindet Projekte, Zeiterfassung, Rechnungen, Belege und Zahlungen mit eigenen Buchhaltungsberichten. Der Mehrwert liegt darin, dass du viele kaufmännische Aufgaben bis hin zu EÜR, UStVA und BWA innerhalb derselben Anwendung bearbeiten kannst.
FastBill vs Papierkram im direkten Vergleich
Die Einordnung zeigt typische Schwerpunkte. Tarife, Limits und einzelne Funktionen können sich ändern.
| Kriterium | FastBill | Papierkram |
|---|---|---|
| Ausrichtung | Automatisierung Faktura, Belege und Banking mit Projekten und abrechenbaren Arbeitszeiten. | Integrierte Buchhaltung Integrierte Buchhaltung mit Projekten, Zeiten, EÜR, UStVA und Auswertungen. |
| Dokumente | Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und weitere typische Fakturadokumente. | Angebote, Rechnungen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen und weitere Fakturadokumente. |
| Projekte & Zeiten | Projekte, Mitarbeiterzuordnung, Stundensätze, Timer und direkte Zeitabrechnung. | Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung; erfasste Zeiten können direkt abgerechnet werden. |
| Belege | Automatisierte Belegwege Upload, Scan-App, Texterkennung, E-Mail-Weiterleitung und automatisierte Verarbeitung je nach Tarif. | Eigene Buchhaltung Belege digital erfassen, kategorisieren und in die Buchhaltung übernehmen. |
| Banking | Bankanbindung mit automatischen Zuordnungsvorschlägen für Rechnungen und Belege. | Online-Banking und Bankabgleich zur Zuordnung von Zahlungen. |
| E-Rechnungen | ZUGFeRD und XRechnung erstellen, versenden, empfangen und darstellen. | E-Rechnungen erstellen und verarbeiten; konkrete Formate und Tarifumfang vorab prüfen. |
| DATEV | Direkte DATEV-Übergabe DATEV-Format und ab dem Pro-Tarif den Rechnungsdatenservice 1.0 zur Übertragung an DATEV Unternehmen online. | DATEV & Steuerberichte DATEV-Export sowie DATEV Buchungsdatenservice oder Rechnungsdatenservice im passenden Tarif; zusätzlich stehen eigene EÜR- und UStVA-Auswertungen zur Verfügung. |
| Teams & Rollen | Mitarbeiterzugänge und projektbezogene Rechte; Tarifumfang prüfen. | Mehrere Nutzer sind ab Paket M möglich. Papierkram bietet die Rollen Accountinhaber, Buchhalter, Projektleiter und Zeiterfasser; Nutzerlimits sind tarifabhängig. |
| API & Integrationen | API & Integrationen Offene API und Integrationen vorhanden; verfügbare API-Aufrufe und den Tarifzugang solltest du vorab prüfen. | Geschlossener Workflow Integrationen sind vorhanden; der Schwerpunkt liegt stärker auf einem geschlossenen Workflow aus Projekten, Zeiterfassung, Faktura und eigener Buchhaltung als auf einer breiten API- und Add-on-Landschaft. |
| Typischer Fit | Agenturen & Dienstleister Freelancer, Agenturen und Dienstleister mit projekt- oder zeitbasierter Abrechnung. | Buchhaltungsorientierte Nutzer Selbstständige und kleine Unternehmen, die Projekte, Zeiten, EÜR, UStVA und Auswertungen in einer Anwendung bündeln möchten. |
Welche Lösung passt zu deinem Arbeitsalltag?
Ordne dich nach dem Prozess ein, der regelmäßig den größten Aufwand verursacht.
Arbeitszeiten direkt abrechnen
Du erfasst Stunden auf Kundenprojekte und möchtest daraus ohne manuelle Übertragung Rechnungen erstellen.
FastBill prüfen →Buchhaltung selbst vorbereiten
Du möchtest Belege, Zahlungen, EÜR, UStVA und BWA möglichst ohne zusätzliche Buchhaltungssoftware vorbereiten.
Papierkram prüfen →Agentur oder Dienstleistungsteam
Mitarbeiter sollen Projekte sehen, Zeiten erfassen und abrechenbare Leistungen sauber dokumentieren.
FastBill prüfen →Kostenlos oder günstig starten
Du möchtest zunächst mit grundlegender Faktura und Zeiterfassung starten und später weitere Buchhaltungsfunktionen freischalten.
Papierkram prüfen →Zusammenarbeit mit der Kanzlei
Beide bieten DATEV-Wege. Entscheidend sind Tarif, Übertragungsart und die bevorzugte Arbeitsweise deiner Steuerkanzlei.
Ähnliche Kernfunktionen
Teste denselben Auftrag in beiden Systemen – vom Angebot über Beleg und Zahlung bis zur DATEV-Übergabe.
Wann passt die jeweilige Lösung weniger gut?
Die bessere Entscheidung entsteht, wenn du auch die Grenzen des jeweiligen Schwerpunkts berücksichtigst.
FastBill ist weniger passend, wenn …
- ×du EÜR, BWA, Reisekosten und weitere eigene Buchhaltungsberichte möglichst umfassend innerhalb derselben Anwendung erstellen möchtest.
- ×du sehr komplexe Rollenmodelle oder eine besonders große Zahl getrennt verwalteter Nutzerzugänge benötigst und diese Anforderungen im gewählten Tarif nicht abgedeckt sind.
- ×Projekt- und Zeiterfassung in deinem Geschäftsmodell keine Rolle spielen.
Papierkram ist weniger passend, wenn …
- ×du keinen eigenen Buchhaltungsworkflow mit EÜR, UStVA oder BWA benötigst und stattdessen vor allem externe Systeme anbinden möchtest.
- ×du Buchhaltung und Steuerberichte vollständig an die Kanzlei auslagerst und die zusätzlichen Funktionen nicht nutzt.
- ×du besonders viele Integrationen, Portalimporte oder umfangreiche Automatisierung außerhalb der Anwendung erwartest.
So ist dieser Vergleich entstanden
Die Einordnung basiert auf offiziellen Produktseiten, Preisübersichten und Hilfedokumenten von FastBill und Papierkram. Verglichen wurden typische Arbeitsabläufe von Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Es wurden keine eigenen Testnoten oder pauschalen Testsieger vergeben.
FastBill oder Papierkram: Entscheide nach deinem Abrechnungsmodell
FastBill und Papierkram überschneiden sich bei Faktura, Belegen, Projekten und Zeiterfassung stärker als viele andere Anbieter. Die bessere Wahl hängt deshalb davon ab, ob du Automatisierung und Integrationen priorisierst oder Buchhaltung, Steuerberichte und Projektarbeit möglichst geschlossen abbilden möchtest.
FastBill passt besonders gut, wenn du Rechnungen, Belege und Banking automatisieren, Projektzeiten abrechnen und Daten über DATEV oder Integrationen weitergeben möchtest. Papierkram ist die klarere Richtung, wenn du zusätzlich EÜR, UStVA, BWA, Reisekosten und Projektarbeit in einer Anwendung bündeln möchtest. Da beide Projekte und Zeiterfassung beherrschen, solltest du diesen Bereich mit einem echten Auftrag testen.
Passende Ratgeber und Alternativen
Vertiefe genau den Bereich, der für deine nächste Entscheidung noch offen ist: Marktüberblick, Kosten, Alternativen oder konkrete Einsatzanforderungen.
Welcher Prozess soll einfacher werden?
Die Entscheidung wird klarer, wenn du einen echten Auftrag vom ersten Dokument bis zur Zahlung und zur Übergabe an die Steuerkanzlei durchspielst.
- ✓Projektzeiten erfassen und Leistungen direkt abrechnen
- ✓Belege und Zahlungen automatisiert zuordnen
- ✓Banking, DATEV und Integrationen verbinden
- ✓Projekte, Aufgaben und Arbeitszeiten gemeinsam verwalten
- ✓EÜR, UStVA und BWA direkt vorbereiten
- ✓Reisekosten erfassen und Daten per DATEV weitergeben