Kostenloses CRM

Kostenlos starten.Das passende CRM langfristig nutzen.

Vergleiche dauerhaft kostenlose CRM-Systeme für Selbstständige, kleine Teams und Unternehmen. Du siehst auf einen Blick, wie viele Nutzer enthalten sind, welche Funktionen fehlen und wann ein späteres Upgrade wahrscheinlich wird.

Redaktioneller Hinweis: Ein kostenloser Tarif ist nicht automatisch die günstigste Dauerlösung. Entscheidend sind Nutzergrenzen, Automatisierung, Berichte, Integrationen und die Kosten beim späteren Wachstum. Anbieterangaben wurden im Juli 2026 geprüft und können sich ändern. Einzelne Links können Affiliate-Links sein.

4dauerhaft kostenlose CRM-Systeme im direkten Vergleich

0 €Einstieg ohne laufende Lizenzkosten

2–∞kostenlose Nutzerplätze – je nach Anbieter

✓ Nutzergrenzen geprüft✓ Funktionslimits erklärt✓ Klare Empfehlungen✓ Verständliche Sprache

Empfehlungen ansehen Kostenlose Tarife vergleichen Passendes CRM finden

Schnelle Einordnung

Drei Fragen für eine klare CRM-Vorauswahl.

Teamgröße, Vertriebsabläufe und Zusammenarbeit sind wichtiger als eine möglichst lange Funktionsliste.

Wie viele Personen arbeiten im CRM?Allein, im kleinen Team oder mit vielen Nutzern?

Wie viel Struktur brauchst du?Kontakte, Pipeline, Aufgaben und Berichte?

Welche Bereiche sollen zusammenarbeiten?Vertrieb, Aufgaben, Kommunikation oder mehrere Bereiche?

Einfach loslegen: HubSpotFür Selbstständige und kleine Teams, die Kontakte, Aufgaben und Verkaufschancen ohne lange Einrichtung verwalten möchten.1–2 Nutzer Mehr Struktur und Übersicht: Zoho CRMFür kleine Teams, die Leads, Deals, Aufgaben, Berichte und die mobile Nutzung systematischer abbilden möchten.Bis 3 Nutzer Viele Nutzer und Bereiche: Bitrix24Für Teams, die CRM, Aufgaben, Kommunikation und Zusammenarbeit in einer gemeinsamen Umgebung bündeln möchten.Unbegrenzt

Unsere Empfehlungen

Vier kostenlose CRM-Systeme im redaktionellen Überblick.

Die Auswahl ist weder eine Rangliste noch ein Produkttest. Wir ordnen die kostenlosen Tarife anhand von Nutzergrenzen, Funktionsumfang und typischen Einsatzsituationen ein.

Redaktionelle Auswahlfür einen einfachen Einstieg

Einfacher EinstiegBis 2 Nutzer

HubSpot CRM

Eine zugängliche kostenlose CRM-Lösung für Selbstständige und kleine Vertriebsteams. Kontakte, Unternehmen, Deals und Aufgaben lassen sich schnell zentral organisieren.

Kostenlos für bis zu zwei Nutzer
Bis zu 1.000 Kontakte im kostenlosen Zugang
Keine zeitliche Begrenzung
Anbindung an Gmail und zahlreiche Outlook-Versionen

Besonders passendFür Einsteiger, die ohne lange Einrichtung von Tabellen auf ein echtes CRM wechseln möchten.

WichtigErweiterte Automatisierung, Berichte und zusätzliche Vertriebsfunktionen liegen in kostenpflichtigen Tarifen.

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Redaktionelle Auswahlfür mehr Vertriebsstruktur

Bis 3 NutzerStruktur

Zoho CRM

Eine funktionsreiche kostenlose Lösung für kleine Teams, die Leads, Kontakte, Deals, Aufgaben und Berichte in einem klaren Vertriebsprozess abbilden möchten.

Dauerhaft kostenlos für bis zu drei Nutzer
Leads, Kontakte und Verkaufschancen
Aufgaben, Termine und mobile App
Einfache Berichte und Arbeitsabläufe

Besonders passendFür kleine Teams, die mehr Vertriebsstruktur benötigen und sich in ein umfangreicheres System einarbeiten können.

WichtigDie kostenlose Version eignet sich für den Einstieg; tiefere Anpassungen und Automatisierungen erfordern später meist ein Upgrade.

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Redaktionelle Auswahlfür integrierte Kommunikation

Bis 3 NutzerKommunikation

Freshsales

Ein kostenloses CRM für kleine Teams, die ihre Kontakte und Verkaufschancen mit Kanban-Ansichten, E-Mail-Vorlagen sowie integrierter Kommunikation verwalten möchten.

Kostenlos für bis zu drei Nutzer
Kanban-Ansichten für Vertriebsprozesse
E-Mail-Vorlagen
Integriertes Telefon und Live-Chat im kostenlosen Tarif

Besonders passendFür kleine Vertriebsteams, die Kommunikation und Pipeline möglichst eng zusammenführen möchten.

WichtigAutomatisierungen, erweiterte Berichte und umfangreichere Vertriebsfunktionen sind kostenpflichtig.

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B24

Redaktionelle Auswahlfür viele kostenlose Nutzer

Viele NutzerUmfangreiche Lösung

Bitrix24

Eine umfassende Arbeitsumgebung mit CRM, Aufgaben, Kommunikation und Zusammenarbeit. Der kostenlose Tarif kann mit unbegrenzt vielen Nutzern verwendet werden.

Unbegrenzte Nutzerzahl im kostenlosen Tarif
Kontakte, Leads, Deals und Pipelines
Aufgaben, Kalender und Teamkommunikation
Kostenlos ohne zeitliche Begrenzung

Besonders passendFür Teams mit vielen Nutzern, die mehrere Arbeitsbereiche in einer Plattform bündeln möchten.

WichtigDer große Funktionsumfang macht die Oberfläche komplexer. Einige Funktionen, Apps und Telefonie-Angebote setzen einen kostenpflichtigen Tarif voraus.

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Direkter Vergleich

Kostenlose CRM-Tarife im Überblick.

Vergleiche Nutzergrenzen, Stärken und typische Einschränkungen. Die Anbieter können ihre Tarife jederzeit ändern.

CRM-System	Kostenlose Nutzer	Stärken im kostenlosen Tarif	Typische Grenze	Passend für	Aktionen
HHubSpot CRM Einfacher EinstiegCRM-Basis	Bis 2 Nutzer	Kontakte, Deals, Pipeline, Aufgaben und E-Mail-Anbindung	Erweiterte Automatisierung und Berichte	Selbstständige und kleine Vertriebsteams	Details ansehen Kostenlos starten ↗
ZZoho CRM Mehr StrukturMobile App	Bis 3 Nutzer	Leads, Deals, Aufgaben, Berichte und mobile Nutzung	Tiefere Anpassungen und Automatisierung	Kleine Teams mit festem Vertriebsprozess	Details ansehen Kostenlos starten ↗
FFreshsales KommunikationKanban	Bis 3 Nutzer	Kanban, E-Mail-Vorlagen, Telefon und Live-Chat	Erweiterte Vertriebsfunktionen	Kleine Teams mit Kommunikationsfokus	Details ansehen Kostenlos starten ↗
B24Bitrix24 Viele NutzerUmfangreiche Lösung	Unbegrenzt	CRM, Aufgaben, Kalender, Kommunikation und Zusammenarbeit	Komplexität und einzelne kostenpflichtige Funktionen	Größere Teams mit vielfältigen Anforderungen	Details ansehen Kostenlos starten ↗

iHinweis: Nutzergrenzen und Funktionen basieren auf den zuletzt geprüften Anbieterangaben. Prüfe vor der Registrierung die aktuelle Tarifseite.

Passendes CRM finden

Wähle nach deiner tatsächlichen Arbeitssituation.

Die richtige kostenlose Lösung ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, die deinen Vertriebsalltag ohne unnötige Komplexität unterstützt.

🚀Ich möchte schnell und unkompliziert startenKontakte, Unternehmen und Deals zentral verwalten – ohne lange Einrichtung.HubSpot →📊Wir sind drei Nutzer und brauchen klare VertriebsabläufeLeads, Aufgaben, Verkaufschancen und Berichte in einem strukturierten System.Zoho →☎Telefon, E-Mail und Chat sollen näher am CRM liegenKommunikation und Verkaufschancen in einer übersichtlichen Arbeitsumgebung.Freshsales →👥Viele Mitarbeitende benötigen kostenlosen ZugangCRM, Aufgaben und Zusammenarbeit für eine größere Zahl von Nutzern.Bitrix24 →⚙Wir benötigen Automatisierung und detaillierte BerichteEin dauerhaft kostenloser Tarif wird wahrscheinlich zu eng.CRM für Vertrieb →↔Wir möchten kostenlose und kostenpflichtige CRM-Systeme vergleichenUmfassender Vergleich für wachsende Teams mit Integrationen und höheren Anforderungen.CRM-Vergleich →

Ratgeber

Wann reicht ein kostenloses CRM aus?

Vier kurze Prüfungen zeigen dir, ob ein Gratis-Tarif heute genügt oder schon bald zu eng wird.

Ein kostenloses CRM passt, wenn deine Vertriebsabläufe noch überschaubar sind.

Der Einstieg lohnt sich besonders, wenn du Tabellen ablösen, Kontakte zentral verwalten und offene Verkaufschancen sichtbar machen möchtest – ohne komplexe Automatisierung.

Wenige NutzerDas Team bleibt innerhalb der kostenlosen Grenze.

Einfache PipelineWenige Phasen und klare Zuständigkeiten genügen.

GrundfunktionenKontakte, Aufgaben und Deals stehen im Mittelpunkt.

WachstumsplanDu kennst die späteren Kosten und Wechselmöglichkeiten.

Kleines Team oder EinzelpersonWenige Rollen und einfache Abläufe machen den kostenlosen Einstieg ideal.✓

Grundfunktionen reichen ausKontakte, Pipeline, Aufgaben und einfache Berichte decken deinen Bedarf ab.✓

Nur wenige Integrationen erforderlichE-Mail, Kalender oder Telefonie müssen nur in begrenztem Umfang angebunden werden.✓

Plan für Wachstum vorhandenDu weißt, wann Grenzen erreicht werden und welcher Tarif oder Wechsel dann sinnvoll ist.→

Vor der Entscheidung prüfen

Kostenlos heißt nicht grenzenlos.

Die wichtigsten Einschränkungen betreffen meist Nutzer, Automatisierung, Berichte, Speicher, Support und Integrationen.

Nutzergrenzen

Prüfe nicht nur die heutige Teamgröße. Ein späterer Wechsel kann aufwendiger sein als der rechtzeitige Umstieg auf einen passenden Tarif.

Automatisierung und Berichte

Kostenlose Tarife bieten meist grundlegende Funktionen. Individuelle Arbeitsabläufe, Prognosen und tiefe Auswertungen sind häufig kostenpflichtig.

Datenexport und Wechsel

Teste früh, wie Kontakte, Unternehmen, Notizen, Aufgaben und Verkaufschancen exportiert werden. Ein vollständiger Datenexport erleichtert einen späteren Wechsel.

Integrationen

Eine vorhandene Schnittstelle bedeutet nicht automatisch, dass alle benötigten Daten ausgetauscht werden. Prüfe, welche Daten übertragen werden und in welche Richtung die Synchronisierung erfolgt.

Datenschutz und Rechte

Prüfe Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Berechtigungen, Löschkonzept und interne Zugriffsregeln – besonders bei sensiblen Kundendaten.

Langfristige Kosten

Vergleiche den später benötigten Tarif, nicht nur den kostenlosen Einstieg. Nutzerpreise, Zusatzmodule und Mindestlaufzeiten beeinflussen die Gesamtkosten.

Sicher entscheiden

Teste nicht nur das CRM. Teste deinen echten Vertriebsalltag.

Lege einige reale Kontakte und Verkaufschancen an und prüfe, wie Aufgaben, E-Mail-Anbindung, mobile Nutzung und Berichte zusammenspielen. So erkennst du früh, ob die kostenlose Lösung dauerhaft passt.

Echte AbläufeKeine leere Demo

Künftige KostenUpgrade vorher prüfen

Daten exportierbarDatenexport prüfen

Empfehlungen vergleichen Alle CRM-Systeme vergleichen

Das Ziel: nicht möglichst viele Funktionen, sondern ein CRM, das im Alltag genutzt wird und mit deinem Bedarf wachsen kann.

Drei Muss-Kriterien festlegenZum Beispiel Nutzerzahl, E-Mail-Anbindung und eine einfache Pipeline.

Vorbereiten

Mit echten Daten testenEin kleiner, realistischer Datensatz zeigt mehr als eine leere Demo.

Ausprobieren

Künftigen Tarif prüfenBerechne, was das CRM bei mehr Nutzern und Funktionen kosten würde.

Vorausplanen

Export und Integrationen absichernDeine Daten sollten exportierbar bleiben und wichtige Systeme müssen sich anbinden lassen.

Entscheiden

FAQ

Häufige Fragen zu kostenlosen CRM-Systemen.

Kurze Antworten zu Kosten, Nutzergrenzen, Datenschutz, Einführung und späteren Upgrades.

Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose CRM-Systeme?

Ja. HubSpot, Zoho CRM, Freshsales und Bitrix24 bieten dauerhaft kostenlose Tarife. Die Nutzung ist nicht zeitlich auf eine Testphase begrenzt, allerdings gelten je nach Anbieter Grenzen bei Nutzern, Kontakten, Automatisierung, Berichten oder Zusatzfunktionen.

Welches kostenlose CRM ist am einfachsten?

HubSpot ist für viele Einsteiger besonders zugänglich, weil Kontakte, Unternehmen, Deals und Aufgaben schnell eingerichtet sind. Zoho CRM und Bitrix24 bieten einen größeren Funktionsumfang, benötigen dafür aber meist etwas mehr Einarbeitung.

Welches kostenlose CRM eignet sich für Selbstständige?

Für Selbstständige ist HubSpot häufig ein guter Einstieg. Wer mehr strukturierte Vertriebsfunktionen benötigt und allein oder in einem kleinen Team arbeitet, kann zusätzlich Zoho CRM oder Freshsales prüfen.

Welches kostenlose CRM erlaubt die meisten Nutzer?

Bitrix24 erlaubt laut aktueller Tarifseite im kostenlosen Plan eine unbegrenzte Nutzerzahl. Der Funktionsumfang ist breit, die Bedienung dadurch jedoch komplexer als bei schlankeren CRM-Lösungen.

Ist ein kostenloses CRM DSGVO-konform?

Die kostenlose Nutzung allein sagt nichts über die DSGVO-Konformität aus. Prüfe Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Berechtigungen, Löschmöglichkeiten und deine konkrete Nutzung. Bei Unsicherheit sollte die konkrete Konfiguration rechtlich geprüft werden.

Kann ich später von einem kostenlosen CRM wechseln?

Grundsätzlich ja. Prüfe aber vor der Einführung, welche Daten exportiert werden können. Neben Kontakten und Unternehmen sollten möglichst auch Notizen, Aufgaben, Verkaufschancen, Aktivitäten und benutzerdefinierte Felder übertragbar sein.

Wann lohnt sich ein kostenpflichtiges CRM?

Ein Upgrade lohnt sich meist, wenn mehr Nutzer, automatische Abläufe, individuelle Berichte, Rollen und Rechte, mehrere Pipelines oder umfangreiche Integrationen benötigt werden. Entscheidend ist, ob die zusätzlichen Funktionen messbar Zeit sparen oder den Vertrieb verbessern.

Wie teste ich ein kostenloses CRM sinnvoll?

Lege drei bis fünf Muss-Kriterien fest und teste mit einem echten Verkaufsprozess. Importiere zunächst nur wenige Kontakte, erstelle Verkaufschancen, plane Aufgaben und prüfe E-Mail-Anbindung, mobile Nutzung, Berichte und Datenexport.

Was ist der Unterschied zwischen einem kostenlosen Tarif und einer Testversion?

Ein kostenloser Tarif kann dauerhaft genutzt werden, bleibt aber funktional begrenzt. Eine Testversion schaltet meist für einen begrenzten Zeitraum Funktionen eines kostenpflichtigen Tarifs frei und endet danach oder wird zurückgestuft.

Reicht ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen?

Für kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern und überschaubaren Vertriebsabläufen kann ein kostenloses CRM ausreichen. Sobald mehrere Teams, komplexe Berechtigungen, Automatisierungen oder umfangreiche Auswertungen nötig sind, wird ein kostenpflichtiger Tarif meist sinnvoller.

Welches CRM eignet sich für drei kostenlose Nutzer?

Zoho CRM und Freshsales bieten aktuell kostenlose Tarife für bis zu drei Nutzer. Zoho CRM legt den Schwerpunkt stärker auf strukturierte Vertriebsverwaltung, Freshsales stärker auf Kanban-Ansichten und integrierte Kommunikation.

Was sollte ich vor der Registrierung prüfen?

Prüfe Nutzergrenzen, Kontaktlimits, Exportmöglichkeiten, E-Mail-Anbindung, mobile App, Datenschutz, Support und die Kosten des später benötigten Tarifs. So vermeidest du, dass ein günstiger Einstieg später unnötig teuer oder aufwendig wird.