HubSpot-Alternativen: Welches CRM passt besser zu deinem Team?
HubSpot verbindet CRM, Marketing, Vertrieb, Service und weitere kundennahe Aufgaben auf einer gemeinsamen Plattform. Das kann sehr gut passen – oder unnötig umfangreich werden, wenn dein Team vor allem ein schlankes Vertriebs-CRM, andere Anpassungsmöglichkeiten oder eine besser kalkulierbare Lösung sucht.
Entscheidend ist, welche HubSpot-Bereiche ihr tatsächlich nutzt – und welche Aufgaben eine Alternative im Alltag zuverlässig übernehmen muss.
Vier Richtungen statt einer pauschalen Rangliste
Ordne zuerst ein, was bei HubSpot nicht mehr zu eurem Alltag passt. So wird aus vielen Möglichkeiten eine überschaubare Auswahl.
Vertrieb einfacher organisieren
Marketing-Automatisierung steht nicht im Mittelpunkt; dein Team braucht vor allem eine klare Pipeline und verlässliche Aktivitäten.
- Pipedrive näher ansehen
- Freshsales als vertriebsnahe Option prüfen
- Benötigte Berichte und Integrationen vorab testen
Mehr Anpassung und Prozessfreiheit
Rollen, Datenfelder, Freigaben oder unterschiedliche Vertriebswege sollen detaillierter abgebildet werden.
- Zoho CRM prüfen
- Salesforce bei sehr umfangreichen Anforderungen prüfen
- Aufwand für Einführung und laufende Pflege realistisch planen
Aktive Vertriebsansprache beschleunigen
Telefonie, E-Mail-Sequenzen und direkte Vertriebsaktivität prägen den Arbeitsalltag.
- Close als spezialisierte Option prüfen
- Freshsales mit einbeziehen
- Kommunikationskanäle und Datenschutz vorab klären
Marketing, Vertrieb und Service verbinden
Formulare, Kampagnen, CRM und Service greifen bereits sinnvoll ineinander.
- HubSpot kann weiterhin gut passen
- Ungenutzte Funktionen und Tarife prüfen
- Nicht allein wegen einzelner Engpässe wechseln
Warum Teams nach einer HubSpot-Alternative suchen
Ein Wechselgrund ist nicht automatisch ein Produktmangel. Häufig haben sich Nutzung, Budget oder Arbeitsweise verändert – und damit die Frage, welchen Funktionsumfang das Team wirklich braucht.
Nicht das Tool wechseln, bevor das eigentliche Problem benannt ist
Die stärkste Vorauswahl beginnt nicht mit Funktionen, sondern mit einer konkreten Alltagssituation. Formuliere den Wechselgrund so, dass dein Team später prüfen kann, ob eine Alternative ihn tatsächlich löst.
Der benötigte Umfang wächst
Zusätzliche Nutzer, Funktionen oder Bereiche können die Gesamtkosten erhöhen oder schwerer planbar machen. Entscheidend ist, welche Bausteine wirklich genutzt werden.
Der Vertrieb soll schlanker arbeiten
Das Team braucht vor allem Kontakte, Pipeline, Aufgaben und Auswertungen – ohne ein breites Marketing- oder Servicepaket.
Prozesse sollen anders abgebildet werden
Individuelle Rollen, Freigaben, Datenmodelle oder mehrere Vertriebswege benötigen mehr oder andere Anpassungsmöglichkeiten.
Bestehende Lösungen sollen bleiben
Marketing, Support oder Kommunikation laufen bereits in anderen Systemen und müssen nicht zwingend im CRM gebündelt werden.
Sieben Alternativen – nach Schwerpunkt eingeordnet
Die folgenden Systeme setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Deshalb werden sie nicht als starre Rangfolge, sondern nach typischem Einsatzgebiet dargestellt.
Pipedrive kann gut passen, wenn dein Team vor allem Kontakte, Aktivitäten und eine übersichtliche Vertriebspipeline benötigt und auf ein breites Marketing- oder Servicepaket verzichten kann.
✓ Kann gut passen, wenn …
der Vertrieb klar im Mittelpunkt steht und eine schnelle, gut verständliche Einführung wichtig ist.
! Vorher prüfen
Welche Marketing-, Service- und Automatisierungsfunktionen außerhalb des CRM weiterhin benötigt werden.
Zoho CRM kommt vor allem für Unternehmen infrage, die ihr CRM stärker konfigurieren und weitere Unternehmensanwendungen in einem breiteren Software-Umfeld verbinden möchten.
✓ Kann gut passen, wenn …
individuelle Prozesse, unterschiedliche Rollen oder ein breiteres Unternehmenspaket gefragt sind.
! Vorher prüfen
Wie viel Einrichtung das Team leisten kann und welche Aufgaben HubSpot heute bereits übernimmt.
Freshsales kann für vertriebsorientierte Teams interessant sein, die eine Alternative mit integrierten Kommunikations- und Automatisierungsfunktionen prüfen möchten.
✓ Kann gut passen, wenn …
Vertrieb weiterhin im Mittelpunkt steht, aber weitere Funktionen näher am Arbeitsablauf liegen sollen.
! Vorher prüfen
Ob Integrationen, Berichte und Bedienung zu euren bestehenden Abläufen passen.
monday CRM kann interessant sein, wenn Teams Vertriebsarbeit mit einer stärker visuellen und flexibel gestaltbaren Arbeitsorganisation verbinden möchten.
✓ Kann gut passen, wenn …
Aufgaben, Zusammenarbeit und Vertriebsprozesse eng zusammenlaufen sollen.
! Vorher prüfen
Ob die gewünschte Flexibilität zu klaren, dauerhaft gepflegten Prozessen führt.
Salesforce kommt vor allem dann infrage, wenn sehr umfangreiche Anforderungen, mehrere Geschäftsbereiche oder weitreichende Anpassungen geplant sind.
✓ Kann gut passen, wenn …
Skalierung, individuelle Prozesse und langfristige Anforderungen wichtiger sind als schnelle Einfachheit.
! Vorher prüfen
Einführungsaufwand, interne Verantwortung, Beratungskosten und tatsächliche tatsächlicher Nutzungsumfang.
Close ist vor allem für Teams relevant, bei denen direkte Vertriebsansprache, Telefonie und wiederkehrende Kontaktfolgen einen großen Teil des Alltags ausmachen.
✓ Kann gut passen, wenn …
aktive Vertriebsansprache und schnelle Kontaktaufnahme wichtiger sind als eine umfangreiche Marketing-Umgebung.
! Vorher prüfen
Ob Arbeitsweise, Datenschutzanforderungen und Kommunikationskanäle zum Unternehmen passen.
Copper kann für Unternehmen interessant sein, deren tägliche Zusammenarbeit stark in Google Workspace stattfindet und die ein CRM nah an dieser Umgebung suchen.
✓ Kann gut passen, wenn …
Gmail, Kalender und weitere Google-Anwendungen eine zentrale Rolle spielen.
! Vorher prüfen
Ob der Fokus auf Google Workspace langfristig zur eigenen IT-Strategie passt.
Welcher Schwerpunkt passt zu deiner Situation?
Die Tabelle ist eine redaktionelle Orientierung. Sie ersetzt weder einen eigenen praktischen Test noch die Prüfung aktueller Tarif- und Funktionsangaben.
| Kriterium | HubSpot | Pipedrive | Zoho CRM | Freshsales | monday CRM | Salesforce | Close | Copper |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Typischer Schwerpunkt | Marketing und VertriebGemeinsame Kundenarbeit | Pipeline und VertriebÜbersichtlicher Vertrieb | KonfigurationAnpassbare Prozesse | Schwerpunkt VertriebVertriebsarbeit | AbläufeFlexible Zusammenarbeit | Großer FunktionsumfangUmfangreiche CRM-Strukturen | Aktive AnspracheAktive Vertriebsansprache | Google-orientiertArbeit in Google Workspace |
| Einstieg | VariabelJe nach gewähltem Umfang | Eher direktMeist gut überschaubar | Mehr EinrichtungZusätzliche Einrichtung möglich | VertriebsnahAuf Vertriebsarbeit ausgerichtet | VisuellFlexibel gestaltbar | Planung nötigHäufig aufwendiger | FokussiertAuf Aktivität zugeschnitten | Vertraute UmgebungFür Google-Nutzer naheliegend |
| Verbindung mit Marketing | StarkDeutlicher Schwerpunkt | ErgänzendNicht der Kernfokus | Über weitere LösungenMit weiteren Zoho-Lösungen | Nach BedarfVom Einsatz abhängig | Geringer FokusKeine Kernfunktion | ErweiterbarÜber weitere Lösungen | GeringKein Hauptschwerpunkt | GeringKein Hauptschwerpunkt |
| Anpassbarkeit | TarifabhängigMit Ausbau zunehmend | VertriebsprozesseFür typische Abläufe | HochHäufig stärker konfigurierbar | GezieltVertriebsorientiert | FlexibelBoards und Abläufe | Sehr weitUmfangreich planbar | SpezialisiertAuf aktive Vertriebsansprache ausgerichtet | An Google angebundenAuf Google ausgerichtet |
| Komplexität | MitwachsendKann beim Ausbau steigen | Niedrig–mittelEher überschaubar | Mittel–höherMehr Möglichkeiten, mehr Einrichtung | MittelÜberschaubarer Funktionsumfang | GestaltungsabhängigJe nach Aufbau | HöherOft häufig als größeres Projekt | FokussiertKlar begrenzter Einsatzbereich | FokussiertKlare Nähe zu Google Workspace |
| Passt besonders, wenn … | Teams verbindenMarketing und Vertrieb zusammenrücken | Pipeline-KlarheitEinfachheit zählt | Individuelle AbläufeProzesse differenzierter werden | Vertrieb bleibt zentralVertrieb im Mittelpunkt steht | Arbeit verbindenCRM und Aufgaben zusammenlaufen | Große AnforderungenSkalierung und Tiefe nötig sind | Aktive Anspracheaktive Vertriebsansprache dominiert | Google Workspace zentralGoogle Workspace den Alltag prägt |
| Vor Entscheidung prüfen | AusbaukostenBenötigte Pakete und Nutzer | ZusatzbedarfBenötigte Funktionen | EinrichtungAufwand und Akzeptanz | AnbindungenIntegrationen und Reporting | DisziplinPflege der Prozesse | GesamtaufwandProjekt- und Betriebskosten | KommunikationKanäle und Datenschutz | AbhängigkeitAbhängigkeit von der gewählten Software-Umgebung |
Folge deinem Arbeitsalltag – nicht dem längsten Funktionszettel
Der Pfad reduziert die Auswahl auf realistische Kandidaten. Jede Station beginnt bei einer konkreten Arbeitssituation.
Pipeline, Aktivitäten und Abschlüsse sollen einfacher werden
Pipedrive ist naheliegend; Freshsales kann passen, wenn Kommunikation und Automatisierung näher am Vertriebsalltag liegen sollen.
Rollen, Freigaben und Vertriebswege werden individueller
Zoho CRM ist naheliegend; Salesforce erst bei wirklich weitreichender Komplexität einordnen.
Telefonie, Sequenzen und direkte Ansprache prägen den Vertrieb
Close und Freshsales sind spezialisiertere Kandidaten als eine umfassende Plattform.
CRM, Aufgaben und Zusammenarbeit sollen enger verzahnt werden
monday CRM ist interessant, wenn Vertrieb und flexible Arbeitsorganisation zusammenlaufen sollen.
Gmail, Kalender und Dokumente sind die tägliche Schaltzentrale
Copper kann gut passen; prüfe Integrationen und die langfristige Abhängigkeit an das Ökosystem.
Marketing, Vertrieb und Service greifen bereits gut ineinander
Dann ist Nicht-Wechseln eine echte Option. HubSpot kann weiterhin die passendste Lösung sein.
Wann HubSpot weiterhin gut passt – und wann ein Wechsel sinnvoller werden kann
Ein neues CRM löst keine unklaren Prozesse. Prüfe deshalb zuerst, ob wirklich das System oder eher die interne Arbeitsweise das Problem ist.
HubSpot passt weiterhin, wenn …
- Marketing, Vertrieb und Service eng mit denselben Kontaktdaten arbeiten.
- Formulare, Kampagnen, Automatisierungen und CRM sinnvoll ineinandergreifen.
- das Team die vorhandenen Funktionen tatsächlich nutzt und zuverlässig pflegt.
- der Ausbau innerhalb einer gemeinsamen Plattform strategisch gewünscht ist.
- der erwartete Nutzen die Lizenz-, Einführungs- und Pflegekosten rechtfertigt.
Ein Wechsel kann sinnvoller werden, wenn …
- das Team im Alltag fast nur Kontakte, Aktivitäten und Pipeline benötigt.
- viele gebuchte Funktionen dauerhaft ungenutzt bleiben.
- Kosten oder benötigte Pakete schwerer planbar werden.
- Prozesse, Rollen oder Datenmodelle regelmäßig über Umwege abgebildet werden.
- Marketing, Service oder Kommunikation bereits in anderen spezialisierten Systemen laufen.
So vergleichst du Alternativen ohne unnötiges Risiko
Die Demo eines Anbieters zeigt meist den idealen Ablauf. Aussagekräftiger ist ein kurzer Test mit echten, aber datenschutzgerecht ausgewählten Beispieldaten und den wichtigsten Aufgaben deines Teams.
Wechselgrund schriftlich festhalten
Definiere drei bis fünf konkrete Probleme, die das neue System lösen soll.
Muss-, Soll- und Kann-Kriterien trennen
So verhinderst du, dass eindrucksvolle Zusatzfunktionen die Entscheidung verzerren.
Zwei bis drei Systeme praktisch testen
Nutze einen typischen Lead, einen Follow-up-Prozess und eine reale Auswertung.
Datenmigration vorab klären
Prüfe Felder, Aktivitäten, Anhänge, Nutzerrechte, Historien und Exportformate.
Gesamtkosten betrachten
Berücksichtige nicht nur Lizenzen, sondern auch Einführung, Schulung, Beratung und laufende Pflege.
Wie diese Einordnung entstanden ist
Die Seite ordnet CRM-Systeme nach typischen Nutzungssituationen ein. Berücksichtigt werden Vertriebsarbeit, Marketing- und Servicebedarf, Anpassbarkeit, Automatisierung, Einführungsaufwand, Integrationen und Wachstumsmöglichkeiten.
Entscheidend ist, welche Aufgaben im Alltag zuverlässig gelöst werden müssen.
Unterschiedliche CRM-Systeme werden nicht über eine pauschale Punktzahl vereinheitlicht.
Preise, Tarife, Integrationen und Funktionen sollten direkt beim Anbieter geprüft werden.
Die endgültige Auswahl sollte mit echten Abläufen und beteiligten Nutzern erfolgen.
Die passende Alternative hängt vom Engpass ab
HubSpot bleibt eine nachvollziehbare Wahl für Teams, die Marketing, Vertrieb und Service auf einer gemeinsamen Plattform verbinden möchten. Eine Alternative wird vor allem dann relevant, wenn der Schwerpunkt klarer, schlanker oder anders konfigurierbar werden soll.
Vertiefe nur die Fragen, die für deine Auswahl noch offen sind
Die folgenden Seiten helfen dir dabei, Anbieter, Kosten und Einsatzbereiche gezielt weiter einzugrenzen.
Aus sieben Optionen werden zwei passende Kandidaten
Lege zuerst fest, welcher Engpass wirklich gelöst werden soll. Nimm anschließend HubSpot und höchstens zwei Alternativen in einen vergleichbaren praktischen Test – mit typischen Aufgaben, denselben Beispieldaten und klaren Entscheidungskriterien.