Buchhaltungssoftwaremit Zeiterfassung:Von der Zeit zur Rechnung.
Du arbeitest für einen Kunden – aber wie kommen die geleisteten Stunden anschließend zuverlässig auf die Rechnung? Gute Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung verbindet Zeit, Kunde, Projekt, Leistung und Abrechnung in einem durchgängigen Ablauf.
Entscheidend ist nicht, ob irgendwo ein Timer vorhanden ist. Entscheidend ist, was nach dem Stoppen des Timers passiert: Zuordnung, Kontrolle und Abrechnung.
Die beste Zeiterfassung ist die, die deinen Weg bis zur Rechnung verkürzt.
Ein Timer allein spart dir kaum Verwaltungsarbeit. Entscheidend ist, ob du Zeiten einem Kunden oder Projekt zuordnen, mit einer Leistung und einem Stundensatz verknüpfen, offene Stunden kontrollieren und anschließend abrechnen kannst.
Timer, manuelle Eingabe oder nachträgliche Erfassung.
Timer · manuell · mobilWelcher Kunde, welches Projekt und welche Leistung gehören zur Zeit?
Kunde · Projekt · LeistungWelche offenen Zeiten sollen mit welchem Stundensatz auf die Rechnung?
offen · Stundensatz · RechnungVier Arten von Zeit – und welche davon für deine Abrechnung zählt.
„Zeiterfassung vorhanden“ sagt allein noch wenig. Entscheidend ist, welche Zeit du erfassen willst und ob sie anschließend ohne Doppelarbeit in deine Abrechnung gelangt.
Arbeitszeit
Arbeitszeit dokumentiert, wann und wie lange gearbeitet wurde. Für die Kundenabrechnung reicht das allein häufig noch nicht.
Projektzeit
Projektzeit zeigt dir, wie viel Aufwand tatsächlich in einen Auftrag oder ein Projekt fließt – unabhängig davon, ob jede Stunde berechnet wird.
Kundenzeit
Kundenzeit verbindet einen Zeiteintrag mit dem richtigen Kunden, Projekt und der erbrachten Leistung.
Abrechenbare Zeit
Abrechenbare Zeit ist der Teil deiner erfassten Arbeit, der tatsächlich auf die Kundenrechnung gehört. Wichtig sind Stundensatz, Status und die direkte Übernahme in die Rechnung.
Fünf Fragen zeigen dir, welche Zeiterfassung du wirklich brauchst.
Starte nicht beim Anbieter. Starte bei deinem eigenen Abrechnungsweg: Wer erfasst Zeit, worauf wird sie gebucht und wie soll daraus eine Rechnung entstehen?
Erfasst du nur deine eigene Zeit oder die eines Teams?
Für Solo-Selbstständige reicht oft eine einfache Erfassung. Im Team werden Mitarbeiterzuordnung, Rechte und gemeinsame Projektzeiten wichtiger.
Müssen Zeiten Kunden und Projekten zugeordnet werden?
Je genauer du nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder Leistung buchst, desto leichter kannst du später kontrollieren und abrechnen.
Arbeitest du mit unterschiedlichen Stundensätzen?
Wenn Leistungen, Projekte oder Kunden unterschiedliche Preise haben, muss die Software den richtigen Satz zuverlässig in die Abrechnung übernehmen.
Musst du abrechenbare und interne Zeit unterscheiden?
Nicht jede erfasste Stunde gehört auf eine Rechnung. Wichtig ist deshalb eine klare Trennung zwischen offen, abrechenbar, intern und bereits berechnet.
Arbeiten mehrere Personen am selben Kunden?
Sobald mehrere Personen Kunden betreuen, werden gemeinsame Historie, Aufgaben, Zuständigkeiten und Rechte deutlich wichtiger.
Wie tief soll Zeiterfassung in deine Abrechnung integriert sein?
Nicht möglichst viele Funktionen sind das Ziel. Entscheidend ist, wie wenige manuelle Schritte zwischen geleisteter Zeit und fertiger Rechnung liegen.
Sechs Lösungen – mit direktem Bezug zwischen Zeit und Abrechnung.
Keine künstliche Rangliste. Entscheidend ist, wie gut Erfassung, Projektzuordnung, Stundensatz, Status und Rechnungsübernahme zu deinem tatsächlichen Ablauf passen.
Erfasst Zeiten minutengenau und ordnet sie Kunden, Projekten und Mitarbeitern zu. Dienstleistungen und hinterlegte Stundensätze können übernommen werden; ausgewählte Zeiten lassen sich direkt in Rechnungen übernehmen.
✓ Kann gut passen, wenn …
du abrechenbare Kundenstunden möglichst direkt in sevdesk erfassen und fakturieren willst.
! Vorher prüfen
Reicht dir die Projekt- und Teamtiefe, wenn mehrere Personen oder komplexere Budgets ins Spiel kommen?
Zeiten werden auf Projekte, Aufgaben und Leistungen gebucht. Der integrierte Time-Tracker oder die manuelle Erfassung verbindet Projektzeit mit Stunden- oder Tagessätzen und Projektbudgets.
✓ Kann gut passen, wenn …
du projektbezogen arbeitest und Zeit, Budget und Abrechnung in einem Ablauf sehen möchtest.
! Vorher prüfen
Passt die Aufgaben- und Teamsteuerung zu deiner Projekttiefe und zu deinen internen Abläufen?
Zeiteinträge können Kunden und Projekten zugeordnet, mit Stundensätzen versehen und per Klick in Rechnungen übernommen werden. Projekte lassen sich auf Wunsch auch automatisch abrechnen.
✓ Kann gut passen, wenn …
du Zeiten und Projekte flexibel abrechnen und wiederkehrende Projektabrechnung automatisieren möchtest.
! Vorher prüfen
Welche Zeiterfassungs- und Automationsfunktionen sind in deinem gewünschten Tarif enthalten?
Projektzeiten lassen sich live per Stoppuhr oder manuell erfassen, nach Projekt, Mitarbeiter, Leistung, Zeitraum und Abrechnungsstatus filtern und direkt in Rechnungen übernehmen.
✓ Kann gut passen, wenn …
du im Team projektbezogene Leistungen erfassen und offene von bereits abgerechneten Zeiten sauber unterscheiden möchtest.
! Vorher prüfen
Reichen dir Projektbudget, Ressourcen- und Aufgabensteuerung für größere Teamprojekte?
Arbeitszeiten können minutengenau live erfasst, Projekten und Personen zugeordnet und über Leistungsnachweise bis zur Rechnung weitergeführt werden.
✓ Kann gut passen, wenn …
du Zeiterfassung nicht isoliert, sondern zusammen mit Projektmanagement, ERP und Abrechnung nutzen willst.
! Vorher prüfen
Brauchst du den größeren ERP- und Systemumfang wirklich für deinen täglichen Abrechnungsworkflow?
WISO MeinBüro ist als kaufmännische Komplettlösung interessant, wenn Leistungen, Projekte und Rechnungen zusammenlaufen sollen.
✓ Kann gut passen, wenn …
du ohnehin mit MeinBüro arbeitest und Zeiterfassung eng an deinen kaufmännischen Ablauf anbinden möchtest.
! Vorher prüfen
Welche Zeiterfassungsfunktionen sind in deinem konkreten Produkt und Tarif tatsächlich enthalten?
Welche Zeiterfassungs-Situation beschreibt deinen Alltag am besten?
Die passende Lösung hängt weniger vom Timer ab als davon, wie du Zeit heute tatsächlich erfasst und abrechnest.
Eigene Stunden direkt abrechnen
Zeit erfassen, einem Kunden zuordnen und ohne erneute Eingabe in die Rechnung übernehmen.
Projektzeit und Rechnung verbinden
Projektzeiten, Leistungen und Stundensätze sollen ohne Excel-Zwischenschritt abrechenbar sein.
Einsatzzeit einem Auftrag zuordnen
Arbeits- oder Servicezeiten sollen einem Kundenauftrag zugeordnet und später nachvollziehbar abgerechnet werden.
Kundenarbeit projektbezogen organisieren
Mehrere Personen buchen Zeiten auf Kundenprojekte; Leistungen, Budgets und Abrechnung sollen nachvollziehbar zusammenlaufen.
Zeit erfassen, obwohl nicht jede Stunde berechnet wird
Auch bei Festpreisen zeigt die Zeiterfassung, ob der tatsächliche Aufwand noch zum kalkulierten Projektbudget passt.
Integriert oder separates Tool?
Wenn Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten, Ressourcen oder viele Mitarbeiter wichtiger werden, kann ein spezialisiertes Tool sinnvoller sein.
Tipp:Du brauchst nicht automatisch ein separates Zeiterfassungstool. Bleib integriert, wenn dein Hauptziel die Kundenabrechnung ist – und wechsle erst dann zu einer Speziallösung, wenn Arbeitszeit, Teamsteuerung oder Projektcontrolling mehr Tiefe verlangen.
Teste nicht den Timer – teste den Weg bis zur Rechnung.
Eine Zeiterfassung kann auf den ersten Blick vollständig wirken und trotzdem beim Abrechnen unnötige Handarbeit verursachen. Ein echter Auftrag zeigt dir schnell, ob der Workflow passt.
Wann reicht die integrierte Zeiterfassung – und wann brauchst du ein separates Tool?
Eine integrierte Zeiterfassung ist besonders stark, wenn du abrechenbare Kunden- und Projektzeiten direkt in Rechnungen übernehmen willst. Für komplexe Arbeitszeitmodelle, Schichten, Abwesenheiten oder tiefes Ressourcenmanagement kann ein spezialisiertes Tool sinnvoller sein.
Wir bewerten Zeiterfassung als Abrechnungsworkflow – nicht als Häkchen in einer Featureliste.
Für diese Seite betrachten wir sechs Punkte, die darüber entscheiden, ob aus einem Zeiteintrag zuverlässig eine abrechenbare Leistung wird.
Entscheidend ist nicht nur, ob ein Timer vorhanden ist, sondern ob Erfassung, Zuordnung, Kontrolle und Abrechnung zusammenpassen.
Wähle deine Buchhaltungssoftware nach deinem Abrechnungsweg – nicht nach dem Timer.
Entscheidend ist, ob du geleistete Zeit schnell erfassen, richtig zuordnen, kontrollieren und ohne Doppelarbeit abrechnen kannst.
Häufige Fragen zu Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung
Die wichtigsten Fragen zu Projektzeit, Kundenzeit, Stundensätzen und der direkten Abrechnung erfasster Zeiten.