Buchhaltungssoftware für Agenturen: Was brauchst du zwischen Projekten, Retainern und Buchhaltung?
In Agenturen entsteht die Rechnung selten isoliert. Projektzeiten, Pauschalen, Retainer, Fremdkosten, wiederkehrende Leistungen und offene Forderungen müssen möglichst ohne doppelte Eingaben in der Buchhaltung ankommen.
Du bekommst hier eine Einordnung nach Projektabrechnung, Zeiterfassung, wiederkehrenden Rechnungen, Beleg- und Banking-Workflow, DATEV, E-Rechnung und Wachstum. So erkennst du, ob eine Buchhaltungssoftware allein reicht oder ob dein Projektmanagement angebunden werden sollte.
Für Agenturen zählt der Weg von Leistung und Projektzeit bis zur bezahlten Rechnung.
Eine gute Buchhaltungssoftware kann Angebote, Rechnungen, Belege, Banking und Steuerkanzlei abdecken. Bei Agenturen kommen aber häufig Projektzeiten, Retainer, Fremdkosten und mehrere Teammitglieder hinzu. Deshalb ist die wichtigste Frage nicht „Welche Software hat die meisten Funktionen?“, sondern „Wo entstehen deine abrechenbaren Daten – und wie gelangen sie ohne doppelte Eingabe in die Rechnung und Buchhaltung?“
Schnelle Orientierung: Projektpauschalen → Angebote und Rechnungen. Stundenprojekte → Zeiterfassung und Fakturierung. Retainer → wiederkehrende Rechnungen. Viele Projekte/Teams → Projektcontrolling und Schnittstellen stärker gewichten.
Pauschale, Stunden oder Mischmodell abbilden.
Doppelte Eingaben vermeidenErfasste Leistungen sollten in die Abrechnung fließen.
Integrationen praktisch testenBank, Belege und Buchungsdaten müssen zuverlässig ankommen.
DATEV-Weg vorher klärenVier typische Agentur-Setups – welches passt zu deinem Geschäftsmodell?
Eine Branding-Agentur mit Projektpauschalen braucht etwas anderes als eine Performance-Agentur mit monatlichen Retainern oder eine Digitalagentur, die viele Stunden und Fremdkosten abrechnet.
Du rechnest überwiegend Projektpauschalen ab
Angebote, Rechnungen, Belege und offene Forderungen sollen mit wenig Verwaltungsaufwand funktionieren.
Du rechnest Stunden oder Tagessätze ab
Projektzeiten müssen zuverlässig Kunden und Projekten zugeordnet und anschließend fakturiert werden.
Du arbeitest mit monatlichen Retainern
Wiederkehrende Leistungen und Rechnungen sollen möglichst automatisch laufen, ohne dass du jeden Monat dieselben Vorgänge neu anlegst.
Deine Agentur wächst
Mehr Kunden, Teammitglieder, Projekte, Freelancer und Fremdkosten erhöhen den Abstimmungsbedarf.
Die wichtigste Schnittstelle liegt zwischen erbrachter Leistung und Rechnung.
Bei Pauschalprojekten ist dieser Weg relativ kurz. Bei Stundenprojekten entstehen abrechenbare Daten dagegen häufig in einer Zeiterfassung oder Projektplattform. Gute Prozesse übernehmen diese Daten in die Rechnung, statt sie am Monatsende erneut abzutippen.
Sechs Kriterien entscheiden, ob die Software zu deinem Agenturalltag passt.
Für Agenturen zählen vor allem Projektabrechnung, Zeiterfassung, Retainer, Belege & Banking, DATEV sowie Integrationen und Wachstum.
Wie wird aus einer Leistung eine Rechnung?
Angebote, Pauschalen, Stunden und Fremdkosten sollten zu deinem Abrechnungsmodell passen.
Wo entstehen deine abrechenbaren Zeiten?
Prüfe, ob Zeiten direkt erfasst oder aus deinem bestehenden Tool zuverlässig übernommen werden können.
Wie automatisierst du wiederkehrende Abrechnung?
Monatliche Rechnungen und Zahlungseingänge sollten möglichst wenig manuelle Pflege verursachen.
Wie schnell werden Ausgaben und Zahlungen zugeordnet?
Belegerkennung und Bankabgleich reduzieren Nacharbeit und helfen bei offenen Forderungen.
Wie gelangen deine Daten zur Kanzlei?
DATEV-Export, Datenservice oder Kanzleizugang sollten zum vereinbarten Prozess passen.
Was muss mit Projektmanagement, CRM oder Zahlungsdiensten verbunden werden?
Je mehr Systeme du nutzt, desto wichtiger werden belastbare Schnittstellen und klare Zuständigkeiten.
Kläre zuerst dein Abrechnungsmodell. Vergleiche danach die passenden Programme.
Eine gute Vorauswahl entsteht aus drei Fragen: Wie rechnest du Kunden ab, wo entstehen Projektzeiten und welche Systeme müssen mit der Buchhaltung verbunden werden?
Sechs Kandidaten für unterschiedliche Agentur-Workflows.
Keine Rangliste: Die Auswahl zeigt verschiedene Ansätze – von buchhaltungszentrierten Cloud-Lösungen bis zu projektorientierten Abläufen mit Zeiterfassung.
Lexware Office richtet sich ausdrücklich auch an Agenturen und verbindet Angebote, Rechnungen, Belege, Banking und Steuerkanzlei. Projektzeiten lassen sich über kompatible Partner-Erweiterungen in den Buchhaltungs- und Rechnungsprozess übernehmen.
✓ Kann gut passen, wenn …
Buchhaltung und Finanzorganisation dein zentraler Anker sein sollen.
! Vorher prüfen
Welche Zeiterfassungs- oder Projektintegration zu deinem bestehenden Agentur-Setup passt.
sevdesk verbindet Rechnungsstellung und Buchhaltung mit projektbezogener Zeiterfassung. Zeiten können über ein kostenpflichtiges Add-on oder Integrationen erfasst und anschließend in Rechnungspositionen übernommen werden.
✓ Kann gut passen, wenn …
du Projektzeiten möglichst direkt mit der Rechnung verbinden möchtest.
! Vorher prüfen
Ob das Zeiterfassungs-Add-on oder eine Integration wie awork/Clockodo besser zu deinem Agenturprozess passt.
Papierkram ist besonders interessant, wenn Projekte, Aufgaben, Zeiten, Budgets und Abrechnung eng zusammengehören. Damit liegt der Schwerpunkt stärker auf dem projektbasierten Dienstleistungsablauf als bei reinen Buchhaltungslösungen.
✓ Kann gut passen, wenn …
Projektzeiten und Abrechnung in einem gemeinsamen Ablauf liegen sollen.
! Vorher prüfen
Ob Buchhaltungstiefe, Auswertungen und DATEV-Weg zu deiner Agentur und Steuerkanzlei passen.
Prüfenswert, wenn neben Buchhaltung auch Angebote, Rechnungen, Kunden und weitere kaufmännische Abläufe stärker gebündelt werden sollen.
✓ Kann gut passen, wenn …
dein Agenturbüro breiter organisiert werden soll als mit einer reinen Rechnungssoftware.
! Vorher prüfen
Welche Module du tatsächlich brauchst und wie Projektzeiten oder Projektmanagement angebunden werden.
FastBill verbindet Rechnungen, Belege, Banking und DATEV mit integrierter Zeiterfassung. Arbeitszeiten lassen sich Projekten zuordnen und anschließend direkt für die Rechnungsstellung übernehmen.
✓ Kann gut passen, wenn …
du Rechnungen, Belege und Banking bündeln und gleichzeitig Projektzeiten direkt für die Abrechnung erfassen möchtest.
! Vorher prüfen
Welche Funktionen dein gewählter Tarif enthält – etwa wiederkehrende Rechnungen, DATEV Rechnungsdatenservice, zusätzliche Benutzer und weitere Automatisierungen.
Prüfenswert, wenn Belege, Bankbewegungen und die Automatisierung der laufenden Buchhaltung wichtiger sind als integriertes Projektmanagement.
✓ Kann gut passen, wenn …
du wiederkehrende Buchhaltungsarbeit möglichst stark automatisieren möchtest.
! Vorher prüfen
Wie Projektzeiten, Retainer und Leistungsdaten aus deinen Agenturtools in den Abrechnungsprozess gelangen.
Sechs Agentur-Situationen – und jeweils andere Prioritäten.
Nicht die Agenturbezeichnung entscheidet, sondern dein Geschäfts- und Abrechnungsmodell.
Du brauchst vor allem Angebote, Rechnungen, Belege, Banking und Kanzleiübergabe.
Mehrere Personen buchen Zeiten auf Kundenprojekte.
Viele Kunden erhalten regelmäßig ähnliche Rechnungen.
Dein Team arbeitet zum Beispiel in einer Projektplattform und soll dort bleiben.
Rechte, Projektbudgets und saubere Zuständigkeiten werden wichtiger.
Du willst nicht nur wissen, was auf dem Konto liegt, sondern welche Projekte wirtschaftlich laufen.
Deine Agenturtools müssen nicht alle zur Kanzlei – deine Finanzdaten schon.
Kläre, welche Informationen für die Buchhaltung relevant sind und wo sie entstehen. Projektaufgaben und interne Kommentare gehören nicht in die Finanzbuchhaltung; Ausgangsrechnungen, Belege, Zahlungen und Buchungsdaten dagegen müssen zuverlässig übergeben werden.
E-Rechnung gehört auch bei Agenturen in den normalen B2B-Rechnungsprozess.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsregelungen und Ausnahmen. Prüfe deshalb, ob deine Software strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD passend zu deinem Kundenkreis verarbeiten kann. Die aktuellen Regeln findest du beim Bundesfinanzministerium.
So prüfen wir, wie gut die Software zu deinem Agentur-Workflow passt.
Im Mittelpunkt stehen Projektabrechnung, Zeiterfassung, Retainer, Finanzworkflow, Steuerkanzlei und die Verbindung zu bestehenden Agenturtools.
Pauschalen, Zeiten, Retainer und Fremdkosten passend fakturieren.
Belege, Bank, offene Posten und DATEV-Weg zuverlässig abbilden.
Bestehende Projekt-, CRM- und Zeiterfassungstools sinnvoll verbinden.
Vertiefe genau den Teil, der für deine Agentur noch offen ist.
Gehe von deinem konkreten Engpass weiter: Programme vergleichen, Projektzeiten sauber abrechnen, Projektmanagement anbinden, den DATEV-Prozess klären, E-Rechnungen absichern oder Schnittstellen prüfen.
Wenn dein Agentur-Workflow geklärt ist und du konkrete Programme vollständig gegenüberstellen möchtest.
Zum Vergleich → ProjektzeitenZeiterfassung für AgenturenWenn Stunden oder Tagessätze abgerechnet werden und du Projektzeiten sauber erfassen, auswerten und für die Abrechnung vorbereiten möchtest.
Agentur-Zeiterfassung vertiefen → ProjekteProjektmanagement für AgenturenWenn Aufgaben, Projektbudgets, Auslastung und Teamarbeit stärker organisiert werden müssen und du die Verbindung zur Buchhaltung sauber planen möchtest.
Agentur-Projektmanagement vertiefen → SteuerkanzleiDATEV Unternehmen online: Alternativen & WorkflowsWenn Datenübergabe, Belege und die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei deine zentrale Frage sind.
DATEV-Workflow vertiefen → B2B-RechnungE-Rechnungssoftware 2026Wenn du Empfang, strukturierte Formate und die digitale Verarbeitung von E-Rechnungen gezielt vertiefen möchtest.
E-Rechnung vertiefen → Direktvergleichsevdesk vs PapierkramWenn du zwischen stärkerer Buchhaltungsorientierung und einem projektbezogenen Dienstleistungs-Workflow abwägst.
Direktvergleich ansehen →Die richtige Buchhaltungssoftware verbindet deine Agenturleistung mit Rechnung und Finanzprozess.
Starte mit einem echten Monatsablauf. Prüfe Projekt oder Retainer, erfasste Zeiten, Fremdkosten, Rechnung, Zahlung und Steuerkanzlei. Danach entscheidest du, ob eine Buchhaltungslösung allein reicht oder ob Projektmanagement und Zeiterfassung angebunden bleiben sollten.